W dniach 12-16 października 2026 w ramach programu Erasmus+ Staff Mobility miałyśmy przyjemność odwiedzić Universidade da Madeira w Funchal (Portugalia).
Na uczelni spotkałyśmy się z Nelio Dantas, kierownikiem Działu Ekonomiczno-Finansowego.
Głównym celem naszej mobilności była wymiana doświadczeń w zakresie administracyjnej obsługi studentów, poznanie struktury organizacyjnej odpowiednika dziekanatu na Universidade da Madeira -Unidade de Assuntos Académicos oraz zapoznanie z dobrymi praktykami w obszarze cyfryzacji procesów akademickich i obsługi studentów.
Podczas pobytu na uniwersytecie zrealizowałyśmy program obejmujący obserwację pracy, spotkaniami z personelem administracyjnym oraz wymianą doświadczeń.
Wnioski z obserwacji pracy:
- Na Universidade da Madeira nie funkcjonują tradycyjne, wydziałowe dziekanaty tak jak na naszej macierzystej uczelni. Obsługa jest scentralizowana w ramach Unidade de Assuntos Académicos. Pozwala to na ujednolicenie procedur, choć wymaga doskonałej komunikacji wewnętrznej między działem a wydziałami.
- Obsługa toku studiów opiera się na zintegrowanym systemie informatycznym, który pozwala studentom na zdalne załatwianie większości spraw (od rejestracji, przez płatności czesnego, aż po wnioski o certyfikaty).
- Praca dziekanatu jest dostosowana do lokalnego rytmu dnia. Standardem są dwugodzinne przerwy obiadowe, podczas których okienka obsługi studenta są zamknięte lub działają w trybie dyżurnym. Pomimo mniejszego tempa pracy wynikającego z regionalnej kultury, procedury są realizowane terminowo, a w relacjach ze studentami dominuje życzliwość, bezstresowe podejście i wysoka kultura osobista.
- Z uwagi na turystyczny charakter Madery, pracownicy wykazują się pełną dwujęzycznością (portugalski/angielski).
Zdobyte kompetencje:
Praktyczne posługiwałyśmy się językiem angielskim w środowisku akademickim oraz poznałyśmy specyfiki administracyjnej krajów portugalskojęzycznych.
Zapoznałyśmy się z metodami zarządzania kryzysowego w okresach spiętrzenia rekrutacji oraz sposobami radzenia sobie z barierami biurokratycznymi w międzynarodowym środowisku studenckim.
Dobre praktyki które można wdrożyć:
- Centralny punktu obsługi, znacznie skraca czas oczekiwania studenta na decyzję i zmniejsza chaos informacyjny, sprawdza się to jednak przy mniejszej liczbie studentów.
- Dalsze rozszerzanie katalogu spraw studenckich, które można zrealizować w 100% cyfrowo.
- Zwiększenie nacisku na szkolenia językowe dla pracowników, ukierunkowane na specyfikę obsługi studentów zagranicznych.
Pobyt na Uniwersytecie na Maderze udowodnił, że połączenie nowoczesnych narzędzi cyfrowych z otwartym, przyjaznym podejściem do studenta przynosi doskonałe rezultaty wizerunkowe i efektywnościowe dla uczelni. Wyjazd pozwolił na zdobycie cennej perspektywy porównawczej.
